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Video conferência para turbinar o trabalho em equipe
As empresas ainda estão longe de construir uma cultura de colaboração e os funcionários continuam recorrendo ao email e telefone para fechar negócios e gerenciar jobs em equipe. Perdem tempo e produtividade. Por: Paulo Henrique Costa
A tecnologia colaborativa percorreu um longo caminho nos últimos cinco anos. Inicialmente adotada como um instrumento de otimização de custos pelas empresas, somente agora começa a ser percebida como indutora de benefícios no cotidiano corporativo e de modo a efetivamente contribuir com o crescimento.
Esse reflexo está na pesquisa do Gartner, que estima que a indústria de webconferência alcançará US $ 2,8 bilhões até 2010.
Um crescimento tão rápido em tão curto período pode ser explicado por vários fatores.
A colaboração proporciona um forte retorno sobre o investimento (ROI), maior produtividade e economia em viagens de negócios para as empresas que realmente fazem bom uso dela.
No entanto, a adoção da tecnologia ainda é um desafio para algumas empresas e muitos funcionários não têm conhecimento ou não querem aprender e utilizar uma nova ferramenta de comunicação.
Qualquer empresa que emprega tecnologia de colaboração, sem pensar com cuidado sobre uma estratégia de adoção, só pode estar recebendo metade do benefício.
Muitas vezes, em casos de lentidão na adoção, o cerne do problema é cultural. Métodos estabelecidos de comunicação – e, especialmente, a prevalência de email – podem significar que os colaboradores não vêem a necessidade de usar métodos alternativos.
Muitos acham que as ferramentas que eles já têm, ou seja, enviar e-mail, mensagens instantâneas (IM), skype e telefonia, são bons o suficiente.
Essas ferramentas são realmente muito úteis ou mesmo indispensáveis nos dias de hoje, mas proporcionam uma experiência com menos recursos do que ferramentas completas de colaboração. Aplicações de comunicações em tempo real, com interação ao vivo entre as pessoas que fazem uso da visão, som e voz.
Emails permitem a troca de dados sem áudio, não oferecem o verdadeiro benefício de colaboração de uma conferência na web, onde os participantes estão em contato direto e em tempo real.
O uso crescente de usuários de mensagens instantâneas conecta usuários remotos com comunicação em tempo real via texto, mas não é possível compartilhar documentos ou executar apresentações através de IM, portanto a capacidade de realmente trabalhar juntos em um projeto é extremamente limitada.
Construindo confiança
Colaboração através de uma reunião online, por outro lado, pode ajudar a alcançar maior produtividade, permitindo aos utilizadores trabalhar juntos e compartilhar qualquer documento de qualquer lugar.
As empresas que alcançaram o maior ROI em colaboração têm deixado seus colaboradores conscientes dos benefícios que a tecnologia pode trazer e suspenderam barreiras que pudessem desencorajar a equipe de utilizá-los.
Bem como a relutância em fazer a mudança para uma nova tecnologia, em alguns casos os colaboradores desconhecem os benefícios pessoais que eles podem conseguir com maior flexibilidade de trabalho e economia de tempo.
Os benefícios completos não podem ser alcançados sem fazer uso integral da solução. A experiência do usuário final é a chave aqui. A solução deve ter alcance e flexibilidade para lidar com reuniões que apresentem diferentes números de pessoas, independente da localidade e do suporte necessário.
Para uma solução de webconferência ter sucesso, todos esses pontos precisam ser considerados. Pesquisa do Gartner sugere que, em 2010, 70% das pessoas nos países em desenvolvimento vão gastar dez vezes mais tempo por dia interagindo com pessoas pelo mundo eletrônico, mais do que no físico.
Comunicação eletrônica está em constante estado de evolução. Para a plena realização do potencial dos empregados, novas estratégias de colaboração precisam ser adotadas.
Os benefícios estão aí para serem alcançados, mas você e seus colaboradores devem estar prontos e dispostos a mudar.
